31 (0)10 210 8790
Flexibel inzetbare Bestuursassistent
Nieuw
Job description
Flexibel inzetbare Bestuursassistent
Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig! Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs ondersteun je twee of meer bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt als stevige en verbindende partner moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van de bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is.
Opdrachtomschrijving:
Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je één of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.
Concreet houdt dit in dat jij:
Een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van (een of meerdere) bestuurder(s);
De zeer complexe agenda(s) programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen;
Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het de workload bewaakt en grip houdt op de agenda;
Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen;
Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.);
Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
Resultaat van de opdracht
De flexibel inzetbare bestuursassistent zorgt voor een professionele, betrouwbare en soepele ondersteuning van één of meerdere bestuurders. Hij/zij borgt rust en overzicht in de dagelijkse hectiek, houdt regie over complexe agenda’s en stukkenstromen en fungeert als stevig en verbindend aanspreekpunt voor interne en externe contacten. De bestuursassistent draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen het team van adviseurs en ondersteunt het bestuurlijke proces door proactieve signalering, prioritering en heldere communicatie.
Jij hebt:
Relevante werkervaring op hbo-niveau, minimaal een mbo-opleiding afgerond;
Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris, algemeen directeur;
Meerdere jaren werkervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, voorkeur voor een G4 of 100.000+ gemeente.
Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Office 365, iBabs, Zaaksysteem);
Inzetbaarheid op woensdag en vrijdag
Aanvullend:
Bij voorkeur heb je kennis van de stad/regio Utrecht;
Ben je stressbestendig, en houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen;
In staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen;
Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel en positief ingesteld met een flinke dosis humor.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Duur: 1 september, (eerder in overleg) - 1 dec met optie op verlenging
Standplaats: niet gespecificeerd
ZZP: niet toegestaan
Aanbieden kan tot: 14 aug. 2025 (do.), 11:59
Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig! Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs ondersteun je twee of meer bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt als stevige en verbindende partner moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van de bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is.
Opdrachtomschrijving:
Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je één of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.
Concreet houdt dit in dat jij:
Een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van (een of meerdere) bestuurder(s);
De zeer complexe agenda(s) programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen;
Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het de workload bewaakt en grip houdt op de agenda;
Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen;
Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.);
Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
Resultaat van de opdracht
De flexibel inzetbare bestuursassistent zorgt voor een professionele, betrouwbare en soepele ondersteuning van één of meerdere bestuurders. Hij/zij borgt rust en overzicht in de dagelijkse hectiek, houdt regie over complexe agenda’s en stukkenstromen en fungeert als stevig en verbindend aanspreekpunt voor interne en externe contacten. De bestuursassistent draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen het team van adviseurs en ondersteunt het bestuurlijke proces door proactieve signalering, prioritering en heldere communicatie.
Jij hebt:
Relevante werkervaring op hbo-niveau, minimaal een mbo-opleiding afgerond;
Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris, algemeen directeur;
Meerdere jaren werkervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, voorkeur voor een G4 of 100.000+ gemeente.
Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Office 365, iBabs, Zaaksysteem);
Inzetbaarheid op woensdag en vrijdag
Aanvullend:
Bij voorkeur heb je kennis van de stad/regio Utrecht;
Ben je stressbestendig, en houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen;
In staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen;
Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel en positief ingesteld met een flinke dosis humor.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Duur: 1 september, (eerder in overleg) - 1 dec met optie op verlenging
Standplaats: niet gespecificeerd
ZZP: niet toegestaan
Aanbieden kan tot: 14 aug. 2025 (do.), 11:59
Requirements
Eisen:
- Relevante werkervaring op hbo-niveau, minimaal een mbo-opleiding afgerond; Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris, algemeen directeur; Meerdere jaren werkervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, voorkeur voor een G4 of 100.000+ gemeente. Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Office 365, iBabs, Zaaksysteem); Inzetbaarheid op woensdag en vrijdag
- Je hebt tenminste 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris (directeur-generaal of secretaris generaal) of algemeen directeur
- Je hebt in ieder geval 4 jaar ervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, bij voorkeur een G4 stad of 100K plus
- Je bent bekend onze systemen (Office365, Ibabs, Zaaksysteem)
Company profile
Sharing would be appricatied! Paylaşırsanız sevinirim! Do you want to work for our client in The Netherlands? Hollandada ICT alaninda calismak?
Let’s meet! Are you the person we’re looking for?
If you are, we are happy to receive your application including your motivation.
Growing a better world together: You'll already be aware that our client is a financial services provider for 7.1 million customers in 40 countries. But did you know that we aim to contribute to real change with our 'Growing a better world together' mission? We do so in countless ways, such as:
A third of all the food we purchase is thrown away. Together with Nature & Environment, we’re working to increase awareness among consumers of how to reduce food waste. As part of a project with Humanitas, we are helping people who are experiencing financial difficulties to get their household finances in order. Together with ‘Vluchtelingenwerk Nederland’ (the Dutch Council for Refugees), we are helping 1,500 refugees find a suitable job. Interested? Do you want to become the ideal version of yourself? We would love to help you fuel and invest in your career and ambitions in an environment where you keep learning every day. We give you the space to innovate and initiate. In this way, we offer you numerous opportunities to grow and help you exceed your expectations, to do the right thing exceptionally well, and to therefore grow as a professional.
Our client is a financial service provider for 7.1 million customers in 40 countries, you know already. Our Red Team works for all the locations of our client in all these countries. Do you also know that we are working together on a better world? We do this in 101 ways like for example our knowledge and experience of Ethical Hacking and Red Teaming sharing with other organizations and "hackers". That belongs to us at ' growing a better world together '
Benefits
Working conditions: This job role offers a balanced split between operational (run) and project (build) work, with a distribution of 75% operational and 25% project-related tasks. To minimize the impact on business operations, some changes may be scheduled outside of regular business hours.
Do you want this too? Do you aspire to be the best version of yourself? We are delighted to support your development and invest in an environment where continuous learning is encouraged. We provide you with the freedom to innovate and take initiative. By offering numerous growth opportunities, we help you exceed your own expectations and excel in your work, enabling you to grow both personally and professionally.
Moreover, you can expect the following benefits based on a 36 or 40-hour working week:
- An Employee Benefit Budget equivalent to 10% of your monthly income, which you can use according to your preferences. This budget allows you to purchase additional holiday days or make additional contributions to your pension.
- Flexible working hours and the possibility of location-independent work, depending on the team's planning.
- 100% reimbursement of commuting costs if you travel using public transportation. If you commute by car or motorcycle, you can opt for a commuting allowance.
- A pension scheme with a contribution rate of only 5% from your side.
Let's get to know each other.
Are you the person we are looking for? The new colleague who wants to strengthen our client's team and make a difference for yourself, our customers, and society? We would love to receive your application for this vacancy.
Please note: Even if you don't meet all the criteria mentioned in the profile, but you believe you can fulfill the role effectively, we encourage you to apply. We invest in your growth and development.
Responses to applications are handled in accordance with our vacancy management process.
If you have any questions about the application process, ww will be happy to assist you via email (info@if-solutions.nl) office +31 10 210 87 90 or through the provided application link.
Screening is a standard part of the application process. We assess candidates based on the screening procedures followed by our client to ensure that new employees are reliable and suitable for their roles.
For this vacancy, an individual assessment and skills testing may be included as part of the application process.
We believe that everyone is unique, and it is precisely these differences that help us become an even better bank. That's why we are curious to know more about you.
Location
Utrecht
Publication date
23.07.2025
Publication end date
15.08.2025
Contact person
de Bruin
