Senior projectmanager kostentoerekening via tijdschrijven

Senior projectmanager kostentoerekening via tijdschrijven
Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig! De tijdige en volledige toerekening van loonkosten via tijdschrijven is binnen Ontwikkelorganisatie Ruimte een hardnekkig knelpunt, ondanks eerdere verbeterslagen. Op dit moment zijn er nog lopende verbeteringen echter willen we een diepgaande analyse om te komen tot een fundamentele herinrichting. Dit betreft systemen, processen, governance en organisatie.

Opdrachtomschrijving:
Wij zoeken een ervaren projectmanager die het voortouw neemt in de realisatie en doorontwikkeling van de methodiek rond het sturen op uren en kostentoerekening personele lasten. Er is een extra interventie nodig in 2026 e.v. *In eerste instantie betreft dit een vooronderzoek en een plan van aanpak. Op basis van besluitvorming behoort een verlenging tot mogelijkheden.

Ook al is het knelpunt al wel verminderd t.o.v. de eerdere jaren moet de projectmanager oog hebben voor wat we al hebben (gedaan) – zowel aan kennisopbouw als aan systemen en kaders die ons beperken. De kennis en ervaringen hierover moeten vooral samengebracht worden.
De opdracht omvat het proces, systematiek, en de mensen die ermee werken bepalen of de systematiek werkt. Dus in samenhang te beoordelen. We vragen allereerst een vooronderzoek en een plan van aanpak.

Hierin ligt de focus op:
Het formuleren van een visie, strategie en roadmap.
Het identificeren van kansen en risico’s.
Het ontwerpen van een passende governance voor de uitvoering van het verbeterproject voor OO Ruimte Utrecht waarbij rekening wordt gehouden met de kaders en werkwijzen binnen Concern.
De projectmanager is verantwoordelijk voor:
De vertaling van onderstaande doelen naar een concreet plan van aanpak.
Inzetten op gebruiksvriendelijker tijdschrijfsysteem (door ontwikkelen systemen, straktrekken werkprocessen erachter).
Onderzoek naar flexibeler kunnen schrijven voortzetten.
Onderzoek naar het optimaliseren van mandaten rond tijdschrijven l.
Betrokkenen in de beleids- en gebiedsontwikkeling een actievere rol geven in bijschaven proces & creëren draagvlak voor tijdig en volledig schrijven.
Komen tot gebalanceerde en gedragen spelregels rond het sturen op de toerekening voor alle stakeholders.
Onderzoek naar andere oplossingen voor de geschetste doelstelling
Het ontwerpen van een governance die ondersteunend is aan de realisatie van het project en de samenwerkingsvormen.
Stakeholdermanagement binnen de gemeentelijke organisatie, met partners en leveranciers.
Het aansturen van de projectorganisatie.
Vertaling van de organisatorische borging in een ontwerp van de structurele door ontwikkel- en beheerorganisatie inclusief rollen, verantwoordelijkheden, processen en eigenaarschap.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Voor 01-05-2026 dienen de volgende producten te zijn opgeleverd:
Projectplan met roadmap, realistische tijdsplanning, investering en governance.
Relevante beslisdocumenten voor directie en overige actoren in de diverse overleggremia.

Jij bent/hebt:
WO werk en denkniveau.
Minimaal 10 jaar ervaring in projectmanagement binnen overheidscontext op het snijvlak van IV en Business (binnen een grote gemeente*) en/of complexe samenwerkingsvormen. *hieronder verstaan wij alle grote gemeenten tot en met een 100.000+ gemeente.
Ervaring met declarabiliteitsvraagstukken en/of urensystematiek.
Ervaring met bij voorkeur met behulp van SAP en FCC.
Ervaring met het borgen van de doorontwikkeling en het beheer van complexe processen.
Ervaring met advisering en stakeholdermanagement op strategisch niveau in complexe opgaven.
Sterk ontwikkelde sensitiviteit voor en affiniteit met organisatieverandering
Verder herken je je in de volgende competenties/vaardigheden:
Netwerken:
Visie
Omgevingsbewust zijn en organisatie sensitief
Resultaatgericht werken:
Initiatief nemen
Samenwerken
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.

Duur: Z.s.m. - 1-6-2026 met optie op verlenging
Standplaats: niet gespecificeerd
ZZP: niet toegestaan
Aanbieden kan tot: 02 mrt. 2026 (ma.), 10:59

Sharing would be appricatied! Paylaşırsanız sevinirim! Do you want to work for our client in The Netherlands? Hollandada ICT alaninda calismak?

Let’s meet! Are you the person we’re looking for?

If you are, we are happy to receive your application including your motivation.

Growing a better world together: You'll already be aware that our client is a financial services provider for 7.1 million customers in 40 countries. But did you know that we aim to contribute to real change with our 'Growing a better world together' mission? We do so in countless ways, such as:

A third of all the food we purchase is thrown away. Together with Nature & Environment, we’re working to increase awareness among consumers of how to reduce food waste. As part of a project with Humanitas, we are helping people who are experiencing financial difficulties to get their household finances in order. Together with ‘Vluchtelingenwerk Nederland’ (the Dutch Council for Refugees), we are helping 1,500 refugees find a suitable job. Interested? Do you want to become the ideal version of yourself? We would love to help you fuel and invest in your career and ambitions in an environment where you keep learning every day. We give you the space to innovate and initiate. In this way, we offer you numerous opportunities to grow and help you exceed your expectations, to do the right thing exceptionally well, and to therefore grow as a professional.

Our client is a financial service provider for 7.1 million customers in 40 countries, you know already. Our Red Team works for all the locations of our client in all these countries. Do you also know that we are working together on a better world? We do this in 101 ways like for example our knowledge and experience of Ethical Hacking and Red Teaming sharing with other organizations and "hackers". That belongs to us at ' growing a better world together '

Working conditions: This job role offers a balanced split between operational (run) and project (build) work, with a distribution of 75% operational and 25% project-related tasks. To minimize the impact on business operations, some changes may be scheduled outside of regular business hours.

Do you want this too? Do you aspire to be the best version of yourself? We are delighted to support your development and invest in an environment where continuous learning is encouraged. We provide you with the freedom to innovate and take initiative. By offering numerous growth opportunities, we help you exceed your own expectations and excel in your work, enabling you to grow both personally and professionally.

Moreover, you can expect the following benefits based on a 36 or 40-hour working week:

• An Employee Benefit Budget equivalent to 10% of your monthly income, which you can use according to your preferences. This budget allows you to purchase additional holiday days or make additional contributions to your pension.
• Flexible working hours and the possibility of location-independent work, depending on the team's planning.
• 100% reimbursement of commuting costs if you travel using public transportation. If you commute by car or motorcycle, you can opt for a commuting allowance.
• A pension scheme with a contribution rate of only 5% from your side.

Let's get to know each other.

Are you the person we are looking for? The new colleague who wants to strengthen our client's team and make a difference for yourself, our customers, and society? We would love to receive your application for this vacancy.

Please note: Even if you don't meet all the criteria mentioned in the profile, but you believe you can fulfill the role effectively, we encourage you to apply. We invest in your growth and development.

Responses to applications are handled in accordance with our vacancy management process.

If you have any questions about the application process, ww will be happy to assist you via email (info@if-solutions.nl) office +31 10 210 87 90 or through the provided application link.

Screening is a standard part of the application process. We assess candidates based on the screening procedures followed by our client to ensure that new employees are reliable and suitable for their roles.

For this vacancy, an individual assessment and skills testing may be included as part of the application process.

We believe that everyone is unique, and it is precisely these differences that help us become an even better bank. That's why we are curious to know more about you.